Die Effizienz des Verwaltungsapparats nimmt mit immer mehr kleiteiligen Regulierungen und mangelnder Digitalisierung stetig ab. Lange Wartezeiten auf Termine und Bearbeitung von Anträgen führen zu Frustration und einer Verlangsamung der Transformation. Daher wurden im Fachforum Modernes Regieren verschiedene Perspektiven aus Wissenschaft, Verwaltungspraxis und den Bundesländern NRW und Baden-Württemberg aufgezeigt und mit Praxisbeispielen von Dr. Florian Stegmann, Staatsminister im Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten und Chef der Staatskanzlei in Baden-Württemberg, Silke Krebs, Staatssekretärin im Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes NRW, Dr. Hanna Sammüller-Gradl, Leiterin des Kreisverwaltungsreferats der Stadt München, sowie Prof. Dr. Jörg Bogumil, Inhaber des Lehrstuhls für öffentliche Verwaltung der Ruhr-Universität Bochum untermauert.
Unter Moderation von GWD-Vorständin Heidi Schiller wurde zu Beginn der Status-Quo des Verwaltungsapparats beleuchtet. Besonders ein hohes Maß an Bürokratie wurde als Grund für die Unzufriedenheit der Bevölkerung mit der öffentlichen Verwaltung genannt, aber auch der Fachkräftemangel und der geringe Digitalisierungsgrad tragen zur langsamen Bearbeitung von Anträgen innerhalb der Verwaltung bei. Besonders im Hinblick auf den demographischen Wandel wird es in den kommenden 20 Jahren an ca. 50% der Beschäftigten fehlen, weshalb eine Modernisierung der Prozesse nun umso dringender wird.
Ein umfassender Systemwandel kann beispielsweise durch die Implementierung digitaler Tools beschleunigt werden. Gleichzeitig gleicht die Intergration von KI fehlende Fachkräfte aus, indem beispielsweise ein KI-Einstiegstool Antragsstellende bei der Vorauswahl der Anträge hilft bzw. eruiert, ob eine Antragstellung generell einen positiven Ausgang erwarten kann. Außerdem muss die Verwaltung als Dienstleitung auch für Bürger:innen attraktiver werden. So sollten Formulare verständlicher formuliert werden und eine digitale Plattform errichtet werden, auf der aktuelle Bearbeitungsstände von Anträgen einsehbar sind und transparent gezeigt wird, welche Unterlagen noch fehlen.
Generell sollte auch bei der Digitalisierung von Prozessen zeitgleich eine Optimierung mitgedacht werden – eine generelle Verschlankung der Prozesse spart Zeit sowie Arbeitskräfte, führt zu mehr Zufriedenheit bei Bürger:innen und baut so mittelfristig wieder mehr Vertrauen in den Staat auf.
Staatsminister Dr. Stegmann plädiert für einen umfassenden Wandel in der Verwaltungskultur:“Verwaltungsmodernisierung kann nur mit einem Kulturwandel des gesamten Verwaltungsapparats gelingen. So braucht es eine neue Fehlerkultur, mehr Mut neue Tools und Innovationen einzubinden und einen stärkeren Fokus auf das Angebot eines Verwaltungsdienstleistungsservices, bei dem Bürgerinnen und Bürger im Mittelpunkt stehen.”
Wie eine erfolgreiches Digitalisierungskonzept aussehen kann, schlägt Dr. Sammüller-Gradl vor:
„Digitalisierung ist ein win-win: Sie wird immer wichtiger für unsere Kund:innen und entlastet gleichzeitig unsere Mitarbeiter:innen. Meine Vision: Online-Anträge verbunden mit persönlicher Beratung vor Ort für Fragen, die Hilfe erfordern, sowie für Personen ohne Zugang zum Internet.“
